Wirtualna kasa fiskalna Taxi – jak to działa, co musisz wiedzieć?
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.05.2020r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz Rozporządzenie Ministra cyfryzacji z dnia 28.05.2020r w sprawie aplikacji mobilnej służącej do rozliczania opłaty za przewóz osób. Te dwa rozporządzenia wprowadziły na rynek Taxi możliwość korzystania z potocznie określanych jako wirtualnej kasy fiskalnej oraz wirtualnego taksometru.
Pierwsza ważna sprawa.
Ważne byś na początku zrozumiał jedną rzecz. Na rynku pojawiło się kilka podmiotów oferujących wirtualne taksometry albo wirtualne kasy fiskalne. Czym innym jest wirtualny taksometr, a czym innym jest wirtualna kasa fiskalna. Analogicznie czym innym jest Kasa Vega Taxi, a czym innym jest Cezar czy TX 06, prawda? Dopiero w połączeniu ze sobą tworzą spójną całość ( tak, są również urządzenia dwa w jednym ) i mogą stanowić urządzenia do naliczania opłat za przejazd taksówką.
Kupując fizyczną kasę fiskalną oraz taksometr, serwis podpowiada Ci, które taksometry “pasują” do, których kas fiskalnych. Dobór nie jest przypadkowy, ponieważ producenci kas w momencie składania wniosku o przyznanie homologacji dla danej kasy fiskalnej musieli wskazać, które taksometry współpracują z daną kasą fiskalną i te taksometry musiały być wyszczególnione w wykazie taksometrów jako załącznik do wniosku o wydanie homologacji.
Zauważ, że kupując fizyczną kasę fiskalną dostajesz również wśród kilku innych dokumentów wykaz taksometrów współpracujących z kasą. To wszystko nie jest dla Ciebie bez znaczenia, ponieważ, gdyby się okazało, że zamontowałeś taksometr, który nie znajduje się w tym wykazie to Ty i tylko Ty odpowiadasz za to przed Urzędem Skarbowym, ITD, GUM itd…
I teraz analogicznie rzecz się ma w przypadku wirtualnych kas i taksometrów. To jest dokładnie to samo działanie. Producent kasy uzyskał homologację na określone taksometry. Czyli tylko wyszczególnione w dokumencie nazwanym “Wykaz taksometrów lub aplikacji współpracujących z kasą”. Jeżeli zainstalujesz w telefonie kasę fiskalną i połączysz ją z aplikacją ( taksometrem ), który nie został uwzględniony w w/w wykazie to działasz nielegalnie…
Druga ważna sprawa.
Na rynku wśród producentów kas fiskalnych w postaci oprogramowania, które są kasami specjalistycznymi i stworzonymi dla branży taxi, możemy wyróżnić w zasadzie tylko trzy podmioty. Są nimi: Elzab, Novitus oraz Taxity.
Elzab stworzył wirtualną kasę stricte pod Ubera, Novitus pod Bolta, a Taxity w zasadzie dla wszystkich pozostałych kierowców. Taxity jest również jedynym producentem wirtualnej kasy wśród wszystkich firm udostępniających oprogramowanie dla korporacji i kierowców taxi.
Decydując się na kasę wirtualną masz wybór dokładnie tylko wśród tych podmiotów, które wymieniłem wyżej. Wybierając upewnij się jednak, że wirtualna kasa oraz wirtualny taksometr ze sobą współpracują i zostały zgłoszone do Głównego Urzędu Miar oraz znajdują się na wykazie aplikacji współpracujących.
Teraz najważniejsze.
Decydując się na zakup wirtualnej kasy fiskalnej upewnij się, że otrzymasz 4 ( cztery! ) dokumenty, które wymieniam poniżej:
1. Deklarację producenta kasy o spełnieniu przez kasę funkcji, o którym mowa w art.111 ust 6A ustawy (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535) i wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz zgodności z kasą, która była podstawą do wydania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6B ustawy (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535).
2. Oświadczenie o poprawnej współpracy kasy z aplikacją wymienioną w wykazie aplikacji współpracujących z kasą
3. Wykaz aplikacji współpracujących z kasą o której mowa w § 4 ust 1 pkt 2 lit. a (Dz.U. 2020 poz. 957)
4. Instrukcję obsługi kasy, zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1. (Dz.U. 2020 poz. 957).
Dotychczas wraz z kasą fiskalną kierowca otrzymywał wykaz taksometrów, które mogą pracować z kasą. Obecny przepis prawa mówi: “wykaz taksometrów lub aplikacji współpracujących z kasą”
Bardzo ważne! Jeśli sprzedawca kasy nie chce Ci udostępnić wspomnianych dokumentów to może oznaczać, że producent kasy nie homologował swojej kasy w GUM z aplikacją do naliczania opłat za kurs, której zamierzasz używać. Nie należy wierzyć w zapewnienia: “kasa ma homologację, więc jest legalna” lub “dokumenty które Pan wymienił są dokumentami wewnętrznymi lub poufnymi i nie są udostępniane publicznie”. Kasa może mieć homologację, mogła zostać dopuszczona do użytku, ale niekoniecznie współpracuje z tą aplikacją, której zamierzasz używać ( praktycznie może być zintegrowana i działać prawidłowo, ale producent nie dostał homologacji konkretnie na tę aplikację ! ) Pamiętaj, że w Polsce odpowiedzialność karną-skarbową za użytkowanie takiej kasy ponosi nie producent czy sprzedawca kasy ale nabywca, czyli Ty!
10 częstych pytań i odpowiedzi w temacie wirtualnej kasy fiskalnej i taksometru dla Taxi
Tak, taka prawdziwa – jednak musi spełniać funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Taksówkarz bez względu na rodzaj użytkowanej kasy ma obowiązek wystawienia i wydania klientowi paragonu po zakończeniu kursu. Używający kasy fiskalnej w formie oprogramowania ma możliwość wysłania dokumentu sprzedaży drogą elektroniczną (np. bluetooth, sms, e-mail), jeżeli tak umówił się z klientem ( czyli możesz np. mieć na stronie regulamin, w którym informujesz, że paragony są wydawane jedynie w formie elektronicznej ) W przeciwnym wypadku jest zobowiązany do wydrukowania paragonu na drukarce. Taki paragon należy wydać klientowi.
Z praktyki powiem, że warto mieć drukarkę dla świętego spokoju. Taka drukarka nie jest droga 🙂
Kasa fiskalna w formie aplikacji jest rodzajem kasy fiskalnej specjalnej. Dane dotyczące sprzedaży muszą pochodzić z aplikacji współpracującej z kasą która znajduje się w wykazie aplikacji współpracującej z kasą. W zależności od ustawień korporacji i ewentualnej wyceny, należność za kurs będzie pochodzić:
z wyceny dyspozytora,
z wyceny w aplikacji do zamawiania,
z licznika (tzw. wirtualnego taksometru),
z ceny umówionej z klientem przed kursem.
Po wystawieniu paragon będzie dostępny w pamięci kasy.
Ustawodawca nie ogranicza liczby kas, potrzebnej do wystawiania paragonów. Jeżeli jednak posiadasz działającą, zarejestrowaną i zalegalizowaną kasę, to zakupienie licencji na kasę wirtualną może być zbędnym wydatkiem. Posiadanie z kolei kasy wirtualnej spełnia wymogi prawa stawiane kasom fiskalnym i nie ma potrzeby posiadać dodatkowo kasy w postaci fizycznej.
(Załączniki do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. (poz. 957) § 18. pkt 1.)
Jednocześnie w określonych przypadkach warto mieć kasę w postaci aplikacji, ponieważ w niej bardzo łatwo i szybko możesz zmienić wszelkie ustawienia i przenieść ją do innego Twojego pojazdu. Nie potrzebujesz wtedy żadnego serwisu do jakichkolwiek zmian.
Możesz anulować paragon fiskalny wtedy gdy: w trakcie kursu, który rozpoczął się postojem nie dłuższym niż 20 minut i zakończył przejechaniem odcinka drogi nie dłuższego niż 500 m, albo samym postojem nie dłuższym niż 20 minut.
(Załączniki do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. (poz. 957) § 50. pkt 3.)
Kradzież urządzenia na którym masz zainstalowaną kasę oznacza utratę kasy. Taka sytuacja wymaga odebrania protokołu ze zdarzenia z Policji i zgłoszenie tego faktu do naczelnika Urzędu Skarbowego na dołączonym do instrukcji kasy druku. Nie ma możliwości przywrócenia danych kasy z kopii zapasowej w chmurze, ani odzyskania tych danych z serwerów CRK i ponownego wykorzystania po ponownej instalacji kasy.
Kasa fiskalna w postaci aplikacji powinna rejestrować następujące zdarzenia:
zmiany stawek podatku;
ręczne zmiany ustawień daty i czasu;-
zmiany waluty ewidencyjnej;
zmiany konfiguracji przesyłania danych, z wyłączeniem dostępu do konfiguracji sieci;
fiskalizację;
zakończenie pracy kasy w trybie fiskalnym;
aktualizację programu pracy kasy;
edycję źródła aktualizacji programu pracy kasy;
zmiany adresu punktu sprzedaży;
wymiany klucza publicznego kasy;
blokady możliwości prowadzenia ewidencji
sytuacje awaryjne.
(Załączniki do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. (poz. 957)) (§ 2. Załącznika)
Obowiązki podatnika związane z używaniem kasy fiskalnej w formie oprogramowania zostały opisane w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 26 maja 2020 r . w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Dotyczą one min. poprawnej konfiguracji urządzenia, na której zainstalowana jest kasa, zapewnienia dostępu urządzenia do sieci Internet, czy też poprawnego połączenia kasy z wybraną przez siebie drukarką.
(Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.)
Tak. Przywrócenie ustawień fabrycznych, skasowanie danych lub odinstalowanie kasy lub usunięcia danych kasy. Taka sytuacja stwarza konieczność zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego utraty kasy. Nie ma możliwości przywrócenia tych danych z kopii zapasowej, ani odzyskania tych danych i ponownego wykorzystania po ponownej instalacji kasy. Taka sytuacja stwarza konieczność zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego utraty kasy.
Przeliczałem to wielokrotnie sam i ze znajomymi. Wirtualna jest dużo sensowniejsza, bo nie musisz płacić od razu kilku tysięcy za kasę, taksometr, montaż, legalizację + czas. Wszystko jest dosłownie “od ręki” i w niskim abonamencie. Ceny fizycznych kas i wirtualnych zrównują się mniej więcej po 5 latach ( suma abonamentów = koszt fizycznej kasy ). Jednak przez 5 lat może się wiele wydarzyć – zakończysz pracę, zmienisz auto, skończy się pamięć w kasie – a takie zdarzenia generują kolejne wydatki w przypadku kasy fizycznej.
